Soyez préparé face aux interruptions inattendues des activités du laboratoire

Par Iva Fedorka.

Beaucoup d’entre nous ont constaté personnellement à quel point le fonctionnement d’un laboratoire peut être perturbé par les conditions météorologiques extrêmes, les défaillances d’équipements, les dommages aux bâtiments, les pannes de courant et des services de communication, ou les troubles civils. Se préparer aux interruptions inattendues est le meilleur moyen de maintenir les opérations du laboratoire lors d’une telle crise.

Qu’est-ce qu’un PCO ?

Un plan de continuité des opérations (PCO), parfois appelé “plan catastrophe”, est un résumé des mesures à prendre en cas d’urgence. Un PCO peut être partiellement ou entièrement activé lorsque le laboratoire ou ses systèmes de support ne sont pas opérationnels.

Les PCO peuvent aider à maintenir ou à rétablir les opérations du laboratoire lors d’une crise et atténuer les effets des événements internes ou externes. Disposer d’un tel plan peut vous aider à reprendre vos activités essentielles le plus vite possible, à diriger votre personnel et à faciliter votre reprise des activités.

Pourquoi créer un PCO pour le laboratoire ?

Environnements uniques, les laboratoires doivent élaborer des PCO distincts de ceux de leurs sites associés. Les laboratoires comportent généralement un grand nombre d’instruments, utilisent des espaces dédiés, peuvent nécessiter une gestion particulière de l’air, et il peut être impossible de les déplacer rapidement et facilement.

Les laboratoires sont responsables de fonctions essentielles dans les établissements de soins de santé, les sites de fabrication, les établissements académiques et de recherche, ainsi que les agences gouvernementales locales, régionales et nationales. Bien que les interruptions opérationnelles soient rares, elles peuvent avoir des conséquences dévastatrices pour le laboratoire comme pour les organisations et les personnes concernées.

Notions de base

Votre PCO doit permettre de se préparer pour les pires scénarios, tout en prévoyant également les perturbations de plus faible ampleur. Dans l’idéal, un PCO doit répondre aux risques de menaces, de crises et d’urgences naturelles ou provoquées par l’homme. Il doit décrire l’infrastructure, les ressources et les autres exigences permettant de maintenir ou de rétablir le fonctionnement dans un délai donné. Un PCO efficace établit des plans d’actions spécifiques, identifie les personnes responsables et détermine les formations supplémentaires dont vos employés auront besoin.

Au-delà du laboratoire

Examinez le PCO de votre entreprise pour mieux coordonner les communications et les réponses. Si votre laboratoire fait partie d’un établissement académique plus important, par exemple, il est possible que vous ne puissiez pas contrôler pleinement l’alimentation électrique, la climatisation et les autres systèmes.

Activation de votre PCO

Lorsque survient le moment de mettre votre plan en action, l’exécution est essentielle.

Impliquez tout le monde

• Habilitez les superviseurs et les managers
• Affichez et communiquez les initiatives, indiquez la progression
• Formez tout le monde
• Formez les employés et définissez les attentes
• Désignez un interlocuteur pour chaque section du laboratoire
• Réalisez des exercices réguliers ou des simulations de situations d’urgence

Utilisez des listes de contrôle

• Créez une liste de contrôle pour chaque étape
• Établissez les listes de contrôle en fonction de la complexité et de la conception de votre laboratoire
• Suivez les progrès et rappelez les tâches suivantes

Communiquez

• Incluez des moyens principaux et de secours
• Etablissez une liste des contacts
• Identifiez les problèmes et redirigez les activités

Suivez et surveillez

• Publiez l’avancement de l’exécution pour éviter la panique, aidez tout le monde à rester concentré
• Créez un tableau de bord pour avoir une vision d’ensemble
• Recueillez des données sur les performances

Votre PCO peut faire une différence considérable en cas de crise, et pourrait être l'alternative la plus importante que vous mettrez en place pour votre laboratoire. Bien que l'alternative soit importante, sa bonne exécution est cruciale pour la réussite. Révisez et actualisez annuellement votre PCO puis communiquez les nouveautés aux employés.

De nombreux modèles et d’autres ressources pour les PCO sont disponibles en ligne. Par exemple, vous pouvez consulter l’outil d’amélioration des plans de continuité des opérations pour les laboratoires de santé publique de l’Association of Public Health Laboratories (www.aphl.org).

Iva Fedorka est rédactrice de contenu pour Thermo Fisher Scientific.